سامانه مدیریت فرآیندهای دولت الکترونیک (G2X)
+98 (21) 88776249 
+98 (21) 88649644
سامانه مدیریت فرآیندهای دولت الکترونیک G2X

آیا :

-          "هرچه ابزار قدرتمندتر و مدرن‌تر در اختیار داشته باشید قوی‌تر خواهید بود!"؛

و یا :

-          "هرچه ابزارهای قدرتمند، مدرن و مرتبط‌تر در اختیار داشته باشید قوی‌تر خواهید بود!"؛

تشریح نگاه اول، رویکرد رایج در انتخاب ابزارهای فناوری اطلاعات است، این مهم باعث می‌گردد، تاحد امکان ابزارهای مدرن و قدرتمند در اختیار سازمان قرار گیرد. اما آیا قدرتمند بودن تک تک نرم‌افزارها بهترین شاخص برای انتخاب آن است؟ شکل زیر سازمانی را نشان می‌دهد که این رویکرد را سرلوحه خود قرار داده است.

تنها عبارتی که تصویر فوق را تعبیر می کند این است: "سیستم‌های جزیره‌ای، فاقد ارتباطات نظام‌مند و هدف‌دار"

در مدل فوق، برای ایجاد ارتباط بین نرم افزارها در اکثر مواقع از رد و بدل فایل‌های حاوی دیتا(CSV، XLS و ...) و فرم‌های چاپی استفاده می‌گردد و همین نکته این ساختار را بسیار کند و تغییرات را بسیار دشوار می‌کند. البته در مواردی نادر می توان  از وب سرویس‌ها نیز بهره جست.

معرفی نگاه دوم، رویکرد xRM است، این رویکرد علاوه بر انتخاب ابزارهای مدرن و قدرتمند، بر ارتباط ابزارها با یکدیگر تاکید دارد، البته یک ارتباط پویا و در عین حال نظام‌مند و منسجم. شکل زیر این ساختار را نشان می دهد.

همانگونه که در تصویر فوق پیداست، این ساختار بسیار منسجم است، اما پویایی چطور؟ این پویایی را در تار و پود ابزار بایستی جست.

  درگاه الکترونیک(Portal): همانگونه که ملاحظه می‌شود، قلب تپنده ارتباط، درگاه الکترونیک یا پرتال سازمان است، البته بایستی توجه داشت مراد از ارتباطی که پرتال برقرار می‌کند، ارتباط معنایی است.

  مدیریت فرآیندها(BPMS): در لایه فنی بایستی عنوان قلب تپنده ارتباطات را از درگاه الکترونیک باز پس گرفته و به مدیریت فرآیندها اختصاص داد، زیرا کلیه ارتباطات سیستم‌ها(داخل و خارج سازمان و TPSها) با استفاده از مدیریت ارتباطات این ابزار، برقرار می‌گردد. این مهم باعث می گردد تا ارتباطات پویا و نظام‌مند گردند. همچنین این سیستم وظیفه بسیار مهم الکترونیکی‌سازی و جاری سازی فرآیندها بر اساس رویکرد استراتژیک سازمان، را نیز بر عهده دارد.

  نگاه جامع(BI):   در بند پیشین به رویکرد استراتژیک سازمان اشاره شد، و اهمیت انطباق سازمان با آن، اما چگونه و چطور می‌توان رویکرد استراتژیک مناسب اتخاذ نمود؟ سیستم‌های تصمیم‌یار نیاز به اطلاعات دارند، و همچنین بهتر است این اطلاعات مرتبط و کارا باشند. اما آیا همواره اینچنین است؟ جواب خیر است، هر چند xRM به افق این مهم نگاه می‌کند، اما این امر نسبی است. لذا راهکار مناسب ابزار پیشرفته Parseh BI است. چرا که با استفاده از امکانات این ابزار می‌توان داده‌های غیر مرتبط را مرتبط نمود، و با واکشی اطلاعات از همه مخزن‌های در دسترس و به کارگیری ابتکارات مدیریتی مبتنی بر اطلاعات صحیح، تصمیمات درست اتخاذ نمود.

  باشگاه مردم(CRM، CiRM): مدیریت ارتباط مردم، به نکته مهم مخاطب مداری تکیه دارد. و به دنبال ایجاد رابطه پویا، دایمی، مبتنی بر فرآیند و هدفدار است، که با ارتباط تنگاتنگ این ابزارها با ابزار مدیریت فرآیندها تحقق می‌یابد. همچنین این ابزارها به طور مطلوبی اطلاعات مورد نیاز نگاه جامع را فراهم می‌آورند.

  صدای مردم(Contact Center): بسیار کوتاه و کامل، کلیه امکانات مورد نیاز جهت ارتباط با منابع خارج سازمان. از طریق راه‌های متعدد شامل: تلفن گویا، پیامک و  پست الکترونیکی. اما تفاوت این ابزار با سایر تجربه های پیشین چیست؟ سوال بجایی است. پاسخ آن امکان شروع و ادامه فرآیندها است. به این معنا که شهروندان و یا به بیان بهتر مخاطبین می‌توانند علاوه بر پرتال، از طریق راه‌های مذکور نیز فرآیندی را آغاز کنند، از آن باخبر گردند و یا آن را ادامه دهند.